[경영기획] 위임전결규정 수립 및 검토, 단계별 의미와 주의사항

 

 

 

1. 위임전결규정 수립 방법 및 절차

1.1. 목표 설정

• 목적 정의: 위임전결규정의 필요성과 목표를 명확히 합니다. 예를 들어, 의사결정의 신속성을 높이고, 책임 소재를 명확히 하며, 조직의 효율성을 증대시키는 것이 목적일 수 있습니다.
• 범위 설정: 규정이 적용될 조직의 범위와 대상자를 설정합니다. 이는 전체 조직, 특정 부서, 또는 특정 직급에 한정될 수 있습니다.

1.2. 현황 분석

• 기존 규정 검토: 현재 운영 중인 규정을 분석하고 개선이 필요한 부분을 파악합니다. 이를 통해 기존 규정의 장단점을 이해하고, 새로운 규정에 반영할 수 있습니다.
• 조직 구조 분석: 조직의 구조와 각 부서의 역할을 분석하여 위임의 필요성을 확인합니다. 예를 들어, 특정 부서가 과도한 결재 업무로 인해 업무 효율성이 떨어지는 경우, 위임전결규정을 통해 이를 개선할 수 있습니다.

1.3. 규정 초안 작성

• 위임 범위 설정: 각 직급별로 위임할 수 있는 권한의 범위를 설정합니다. 예를 들어, 팀장은 일정 금액 이하의 예산 집행 권한을 가질 수 있고, 부서장은 그 이상의 금액을 승인할 수 있습니다.
• 결재 단계 설정: 결재가 필요한 업무의 종류와 결재 단계를 정의합니다. 예를 들어, 인사 관련 결재는 인사팀, 재무 관련 결재는 재무팀에서 처리하도록 규정할 수 있습니다.

1.4. 의견 수렴

• 내부 의견 수렴: 각 부서와 직원들의 의견을 수렴하여 초안을 수정합니다. 이를 통해 규정이 실제 업무에 적합하고, 직원들의 수용성을 높일 수 있습니다.
• 외부 전문가 검토: 필요시 외부 전문가의 검토를 받아 규정의 완성도를 높입니다. 예를 들어, 법률 전문가의 검토를 통해 규정이 법적 문제 없이 운영될 수 있도록 합니다.

1.5. 최종 확정 및 공지

• 최종 검토: 모든 의견을 반영한 후 최종 규정을 확정합니다. 이 과정에서 경영진의 승인을 받는 것이 중요합니다.
• 공지 및 교육: 규정을 조직 내에 공지하고, 관련 교육을 실시합니다. 이를 통해 모든 직원이 새로운 규정을 이해하고 준수할 수 있도록 합니다.

2. 내부 프로세스 설계

2.1. 프로세스 목표 설정

• 목적 정의: 프로세스 설계의 목적과 목표를 명확히 합니다. 예를 들어, 업무 효율성을 높이고, 오류를 줄이며, 고객 만족도를 향상시키는 것이 목표일 수 있습니다.
• 성과 지표 설정: 프로세스의 성과를 측정할 수 있는 지표를 설정합니다. 예를 들어, 처리 시간, 오류 발생률, 고객 만족도 등이 성과 지표가 될 수 있습니다.

2.2. 현황 분석

• 기존 프로세스 분석: 현재 운영 중인 프로세스를 분석하고 문제점을 파악합니다. 이를 통해 개선이 필요한 부분을 명확히 할 수 있습니다.
• 벤치마킹: 유사 조직의 우수 사례를 벤치마킹하여 개선 방안을 모색합니다. 예를 들어, 경쟁사의 프로세스를 분석하여 자사에 적용할 수 있는 부분을 찾습니다.

2.3. 프로세스 설계

• 프로세스 맵 작성: 각 단계별로 프로세스를 시각화하여 맵을 작성합니다. 이를 통해 전체 프로세스를 한눈에 파악할 수 있습니다.
• 역할 및 책임 정의: 각 단계에서의 역할과 책임을 명확히 정의합니다. 예를 들어, 특정 단계에서의 책임자가 누구인지, 어떤 업무를 수행해야 하는지 명확히 합니다.

2.4. 시뮬레이션 및 테스트

• 시뮬레이션: 설계된 프로세스를 시뮬레이션하여 문제점을 사전에 발견합니다. 이를 통해 실제 운영 시 발생할 수 있는 문제를 미리 해결할 수 있습니다.
• 파일럿 테스트: 일부 부서에서 파일럿 테스트를 실시하여 실제 적용 가능성을 검토합니다. 이를 통해 프로세스의 실효성을 확인하고, 필요한 수정 사항을 반영합니다.

2.5. 최종 확정 및 실행

• 최종 검토: 테스트 결과를 반영하여 최종 프로세스를 확정합니다. 이 과정에서 모든 관련 부서의 의견을 반영하는 것이 중요합니다.
• 실행 및 모니터링: 프로세스를 실행하고, 지속적으로 모니터링하여 개선합니다. 이를 통해 프로세스가 지속적으로 효과적으로 운영될 수 있도록 합니다.