[관리실무] 품의서 잘 쓰고 검토하려면 이것만 참고하세요

 

품의서를 작성하는 것은 매우 중요한 작업입니다. 품의서는 필요한 자원, 예산, 또는 프로젝트를 승인받기 위한 공식적인 문서입니다. 아래에 깔끔하게 품의서를 작성하는 방법과 평가 기준, 그리고 검토 사항에 대해 설명하겠습니다.

 

품의서 작성 예시

※ 양식은 각 회사별 그룹웨어나, 파일 시트가 있기 때문에 제외하고 내용만 기재하겠습니다.

 

제목: 신규 서버 구매 품의서

 

1. 품의 내용:

   - 품의 목적: 회사의 데이터 처리 능력 향상을 위한 새로운 서버 구매

   - 필요성: 현재 서버의 처리 능력이 부족하여 업무 효율이 저하되고 있음

   - 구매 예정 품목: ABC사의 XYZ 모델 서버 2대

 

2. 예상 비용:

   - 서버 단가: 5,000,000원

   - 총 비용: 10,000,000원 (서버 단가 x 2대)

 

3. 기대 효과:

   - 업무 처리 속도 향상

   - 데이터 분석 시간 단축

 

4. 결제 방법: 회사의 기업 카드를 사용하여 일시불 결제 예정

 

품의서 평가 기준 및 검토 사항

ⓐ 정확성:

품의서는 정확한 정보를 제공해야 합니다. 예산, 필요한 자원, 기대되는 효과 등이 정확해야 합니다.

 

ⓑ 명확성:

읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 명확하게 작성되어야 합니다. 전문 용어는 가능한 한 피하고, 필요한 경우에는 설명을 추가해야 합니다.

 

ⓒ 관련성:

특정 목표나 목적과 관련이 있어야 합니다. 예를 들어, 새로운 서버를 구매하려는 이유와 그것이 회사에 어떤 영향을 미칠지를 명확하게 설명해야 합니다.

 

ⓓ 비용 효율성:

비용 효율성을 고려해야 합니다. 예산 내에서 가장 효과적인 해결책을 찾아야 합니다.

 

이러한 기준을 따르면 품의서 작성이 더욱 효과적이게 될 것입니다. 품의서는 결국 의사 결정자가 정보를 이해하고 결정을 내릴 수 있도록 돕는 도구이므로, 이를 염두에 두고 작성해야 합니다. 이 정보가 도움이 되길 바랍니다!